COME FARE CHIUSURA DI CASSA CON L’RT

Il grande dilemma che interessa ogni negozio retail: come fare correttamente la chiusura di cassa con i “nuovi” Registratori Telematici (RT)? E come evitare possibili sanzioni nel caso in cui non venisse eseguita in modo corretto?

Avevamo già parlato della chiusura di cassa dei registratori tradizionali in un altro articolo di un po’ di tempo fa. Oggi affrontiamo tutti i dubbi più comuni dei registratori telematici.

CHE COS’È IL REGISTRATORE TELEMATICO

Abbiamo approfondito in diversi articoli del blog che cos’è il registratore telematico.

In sintesi: si tratta di un registratore di cassa con la capacità di connettersi ad internet ed inviare i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate con i parametri e nel formato richiesto. Per alcuni registratori tradizionali è possibile effettuare una trasformazione a telematico, per altri invece non c’è nulla da fare: vanno sostituiti.

CI SONO ALTERNATIVE AL REGISTRATORE TELEMATICO?

La risposta è ni.

Esiste una sezione del portale “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate che permette di generare ed “inviare” i documenti commerciali mediante procedura web. La compilazione dei documenti commerciali deve però essere fatta a mano.

Quindi se un’attività presenta un’elevata frequenza di operazioni di vendita, difficilmente scegliere questa opzione si rivelerà vincente, perché richiederà parecchio tempo di gestione.

COME FARE CHIUSURA DI CASSA

Al momento della chiusura giornaliera di cassa, il Registratore Telematico dovrà essere connesso ad internet per completare l’invio dei file al server dell’Agenzia delle Entrate.

In base al software gestionale e/o al modello di cassa RT utilizzata, le operazioni da fare per avviare la chiusura saranno leggermente diverse, ma tutte si concluderanno con la trasmissione automatica dei file.

Esistono software gestionali che supportano l’operatore passo passo nella chiusura di cassa, guidandolo ad ogni step e avvisandolo in caso di dimenticanze con messaggi anche bloccanti, come DUE Retail®.

E SE HO PROBLEMI DURANTE LA CHIUSURA DI CASSA?

Nel caso in cui non si riuscisse ad avere connessione durante le operazioni di chiusura di cassa o ci si dimenticasse di effettuare la chiusura, niente panico!

Si hanno fino a 12 giorni di tempo per trasmettere i corrispettivi giornalieri all’Agenzia delle Entrate e sarà possibile farlo:

1. Riconnettendo il Registratore Telematico ad internet in un secondo momento
2. Utilizzando il sito dell’Agenzia delle Entrate sopra citato per caricare manualmente i corrispettivi (vedi sotto come)

Per caricare manualmente i corrispettivi nella sezione “Fatture e Corrispettivi”, seguire questa procedura:

• Entrare nel portale “Fatture e Corrispettivi”
• Cliccare “Corrispettivi” quindi “Servizi per Gestore ed Esercente”
• Cliccare “Procedure di Emergenza”, quindi “Assenza di Rete”
• Caricare qui il file XML scaricato dal Registratore Telematico (e quindi con sigillo annesso). I file possono essere passati dal Registratore Telematico al sito tramite chiavetta USB.

COSA FARE NEI PERIODI DI CHIUSURA ATTIVITÀ

Se il negozio rimane chiuso per mille motivi diversi, non si è tenuti ogni sera a fare chiusura di cassa a 0.

Il Registratore Telematico, alla prima nuova trasmissione, comunicherà automaticamente i giorni di chiusura all’Agenzia delle Entrate. Come? Chiedendo in fase di chiusura all’operatore la conferma delle chiusure dei giorni precedenti a 0, che dovrà semplicemente confermare.

QUANDO SCATTANO LE SANZIONI PER CHIUSURA CASSA

Arriviamo al punto succoso e più interessante probabilmente di tutto l’articolo: quando si rischia di incorrere in sanzioni collegate a problemi con le chiusure di cassa?

1. Per la mancata memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi giornalieri, oppure la loro memorizzazione e trasmissione oltre i 12 giorni di grazia
2. Per la memorizzazione e trasmissione di dati incompleti e non veritieri all’Agenzia delle Entrate
3. In caso di irregolare funzionamento dei Registratori Telematici e mancata richiesta di intervento per sistemare o per effettuare la verifica periodica
4. Con manomissione o alterazione dei Registratori Telematici

E quanto si rischia in termini di pagamenti?

“La sanzione è pari al 90% dell’imposta se i dati dei corrispettivi dell’operazione non sono stati regolarmente memorizzati oppure non sono stati regolarmente trasmessi. […]”, ma anche se il Registratore Telematico funziona in modo irregolare e non viene richiesto un intervento tempestivo. A questo si può aggiungere la sospensione dell’attività da tre giorni a un mese, o da uno a sei mesi se l’importo dei corrispettivi contestati supera i 50mila euro.

Per chi invece manomette o altera i registratori (o comunque li utilizza manomessi o alterati), può essere multato con una sanzione da 3mila a 12mila euro.

Le casistiche possono essere molte, speriamo di aver risposto ai più comuni dubbi sulla chiusura giornaliera di cassa e vi rimandiamo per approfondimenti al documento di riferimento dell’Agenzia delle Entrate.

Per qualsiasi dubbio o se cercate un software che vi possa supportare anche nelle operazioni di chiusura di cassa, scriveteci!