GUIDA PRATICA ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA Tutto quello che c’è da sapere

Sorpresa! Siamo a luglio e la fatturazione elettronica non si è ancora imposta prepotentemente nelle nostre vite.

Si ha ancora tempo, infatti, per adeguarsi all’emissione della fattura elettronica o, come a molti piace chiamarla, alla e-fattura.

Cerchiamo di fare chiarezza su questo nuovo mezzo di ricezione ed emissione di fattura.

LE SCADENZE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA

1° luglio 2018

Avrebbe dovuto essere il 1° luglio 2018 il primo termine per l’adeguamento alla nuova legge, limite ultimo per benzinai e subappaltatori per la PA (Pubblica Amministrazione), pena sanzioni importanti.

È stata invece concessa loro una proroga per la fatturazione elettronica, slittata al 1° gennaio 2019, ultima data utile per mettersi in linea.

1° settembre 2018

La scadenza a noi più vicina è quella del primo settembre, quando saranno rese obbligatorie in formato digitalizzato le cosiddette “fatture tax free”, collegate al Tax Free Shopping.

Cos’è il Tax Free Shopping? Ve lo spieghiamo noi!

Con “Tax Free Shopping” si vogliono intendere tutti quegli acquisti fatti in paesi stranieri a cui può essere rimborsata l’iva locale sui prodotti acquistati. Il recupero dell’Iva avviene tramite passaggio alla dogana e i parametri di rimborso così come i tempi dipendono comunque dai singoli paesi.

Ma questa è tutta un’altra storia.

1° gennaio 2019

La fatturazione elettronica diviene quindi obbligatoria per tutti a partire dal 1° gennaio 2019. Si tratti di semplice cliente finale o cliente con Partita Iva, la decorrenza è questa. L’unica differenza è che il cliente soggetto passivo di IVA potrà ricevere la sua fattura in formato elettronico ad un indirizzo PEC o altro indirizzo univoco. Per tutti gli altri le fatture in formato elettronico saranno rese disponibili nel sito dell’Agenzia delle Entrate, nell’area riservata.

Ad ogni modo il venditore dovrà consegnare comunque una copia informatica o analogica della fattura in formato .XML attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate, in grado di ricevere le fatture online sotto forma di file. Potrà effettuare i controlli necessari e quindi inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

Sarà proprio questo SdI che raccoglierà le fatture e le metterà a disposizione dell’utente di riferimento grazie appunto all’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.

COME METTERSI IN REGOLA

Per mettersi in regola basterà attenersi a questi semplici passaggi:

• Utilizzare il formato .XML per la fatturazione, il quale consente di definire i campi contenuti in un documento, dando modo di verificare le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge
• Scegliere il servizio migliore per la trasmissione della fatturazione elettronica, ma anche per la ricezione e la conservazione della fattura, cosa che sarà obbligatoria per un periodo di 10 anni
• Essere in grado di garantire l’inalterabilità del documento grazie alla presenza di firma elettronica da parte di chi ha emesso la fattura
• Comunicare il Codice Destinatario a clienti e fornitori e tenere aggiornate anche i propri dati anagrafici oltre che facilmente individuabili dall’utente

Si potrà anche decidere di scegliere una gestione automatizzata della fatturazione grazie all’utilizzo di specifici programmi per fatture, i quali consentiranno di organizzare il lavoro automaticamente e in modo semplice.

I VANTAGGI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA

Per quanto possa sembrare una seccatura il doversi adeguare a questa nuova legge, sicuramente porterà vantaggi a lungo termine di cui beneficeranno tutti.

Primo tra tutti la trasparenza dei pagamenti effettuati e ricevuti. Il formato XML permette infatti di verificare l’autenticità e la correttezza dei dati inseriti per i controlli previsti dalla legge, garantendo anche la protezione dei dati sensibili (vedi il tanto amato GDPR) ed evitando al tempo stesso accertamenti invasivi da parte dell’Agenzia delle Entrate (come per esempio controlli a sorpresa, che non saranno più necessari).

Non essendo poi più obbligatorio stampare le fatture, si potranno trarre vantaggi anche dal punto di vista economico e dell’ambiente, evitando infatti inutili sprechi di carta e costi di stampa, spedizione e conservazione delle fatture.

Diventerà inoltre possibile per titolari di aziende o liberi professionisti poter monitorare dai grafici messi a disposizione l’andamento della propria attività, quindi un vantaggio anche dal punto di vista economico-strategico.

Il consiglio è quello di adeguarsi il prima possibile, prendendo in considerazione tutte le possibilità che vi potranno semplificare la vita nella gestione della fatturazione elettronica, tra questi munirsi di un software gestionale per negozi che comprenda tra le sue funzionalità quella di emissione di fattura elettronica, così come consente di fare DUE Retail®.

Uomo avvisato…

Se hai bisogno di un supporto in più per gestire la fatturazione elettronica senza troppi pensieri, chiedici maggiori informazioni.